Hinweisgeberschutz

Verfahren bei internen Meldungen

• Die hinweisgebende Person hat die Möglichkeit, mündlich, in Textform (ohne eigene Unterschrift), schriftlich und anonym zu informieren. Bei einer  anonymen Meldung ist eine Rückmeldung zum weiteren Sachstand nur möglich, wenn ein geeigneter Kommunikationsweg angegeben wird. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person wird innerhalb angemessener Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit der internen Meldestelle ermöglicht. Diese kann nach
  Abstimmung auch in Form einer Video- oder Telefonkonferenz erfolgen, sofern Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleistet sind.
  -> Bitte geben Sie nur solche Meldungen und Beschwerden an, von denen Sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen, weil dies u.U. eine Strafbarkeit für die hinweisgebende Person begründen kann. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.
• Die interne Meldestelle bestätigt direkt – innerhalb 7 Tage nach Erhalt - den Eingang des Hinweises, sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht. Die interne Meldestelle prüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den Anwendungsbereich des Verfahrens fällt und ob die Meldung hinreichend stichhaltig ist. Soweit erforderlich und möglich, kann sie weitere Informationen von der hinweisgebenden Person anfordern.
• Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung, sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht. Diese umfasst die Informationen über geplante, sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe. Falls keine Eingangsbestätigung erfolgen konnte, erfolgt eine Rückmeldung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung, sofern eine  Kontaktmöglichkeit besteht.
• Rückmeldung erfolgen nur, insoweit sie die internen Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berühren und die Rechte der Personen, die Gegenstand  der Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigen. Geeignete Folgemaßnahmen können insbesondere interne  Untersuchungen, die Einbindung zuständiger Fachbereiche, die Abstellung festgestellter Verstöße, organisatorische oder arbeitsrechtliche Maßnahmen, Anpassungen interner Prozesse oder Richtlinien, Schulungsund Sensibilisierungsmaßnahmen, die Weiterleitung an zuständige Stellen sowie der Abschluss des Verfahrens bei fehlender Stichhaltigkeit oder fehlendem Anwendungsbereich sein.

Schutz vor Repressalien

secura protect schützt hinweisgebende Personen, die in gutem Glauben eine Meldung abgeben, vor Benachteiligungen und Repressalien. Unzulässig sind insbesondere Kündigung, Herabstufung, Versagung von Beförderung, Einschüchterung, Mobbing, Diskriminierung, negative Leistungsbeurteilungen,  Benachteiligung bei Arbeitszeiten, Versetzung oder sonstige Nachteile, die im Zusammenhang mit einer Meldung stehen.

Der Schutz gilt auch für Personen, die hinweisgebende Personen unterstützen, sowie für weitere Personen, die nach den gesetzlichen Vorgaben geschützt sind. Bewusst unwahre Meldungen oder vorsätzlich falsche Tatsachenbehauptungen sind vom Schutz nicht umfasst und können rechtliche Konsequenzen haben.

Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle eingehenden Meldungen und damit verbundenen Informationen werden vertraulich behandelt und unterliegen dem Datenschutz. Die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen beauftragte Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und beachten die geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die Identität der hinweisgebenden Person, der von einer Meldung betroffenen Person sowie sonstiger in der Meldung genannter Personen wird vertraulich behandelt. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig oder erforderlich ist. Der Zugriff auf eingehende Meldungen und die dazugehörige Dokumentation ist auf die zuständigen und ausdrücklich autorisierten Personen beschränkt. Alle Informationen werden vertraulich behandelt und unterliegen dem Datenschutz. -> Datenschutzerklärung

Vertraulichkeitsgebot

Die Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

• hinweisgebende Person
• Personen, die Gegenstand der Meldung sind
• sonstige in der Meldung genannten Personen

Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Die Vertraulichkeit gilt während des gesamten Verfahrens, insbesondere bei Entgegennahme, Prüfung, Bearbeitung, Dokumentation und Folgemaßnahmen.

Verarbeitung personenbezogener Daten

• Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (= Rechtsgrundlage)
• Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Entgegennahme, Prüfung, Bearbeitung, Dokumentation und Nachverfolgung der Meldung erforderlich ist.
• Dies gilt auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur  Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen.

Dokumentation der Meldungen

• Die für die Entgegennahme von Meldungen zuständige Personen haben alle eingehenden Meldungen in dauerhafter abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren.
• Die Dokumentation erfolgt so, dass Vertraulichkeit, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit des Verfahrens gewährleistet sind.
• Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen.
• Liegt die Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine zuständige Person mit Hilfe einer inhaltlichen Zusammenfassung (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
• Die Dokumentation ist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
• Ausnahme: Längere Aufbewahrung, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Folgemaßnahmen der internen Meldestelle

Folgemaßnahmen stellen sicher, dass eingegangene Hinweise geprüft, bewertet und bei Bedarf mit geeigneten Maßnahmen weiterverfolgt werden.

• Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.
• Die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen.
• Das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen.
• Einbindung zuständiger Fachbereiche, z. B. Personal, Datenschutz, Compliance, Arbeitsschutz oder Qualitätsmanagement,
• Abstellung festgestellter Verstöße,
• arbeitsrechtliche, organisatorische oder prozessuale Maßnahmen,
• Anpassung interner Richtlinien oder Prozesse,
• Schulungs- oder Sensibilisierungsmaßnahmen,
• Weiterleitung an zuständige Behörden, soweit erforderlich.