Hinweisgeberschutz

Verfahren bei internen Meldungen

1. Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, mündlich, in Textform (ohne eigene Unterschrift), schriftlich und anonym zu informieren. Bei einer anonymen Information besteht allerdings nicht die Möglichkeit, über den weiteren Sachstand zu berichten, bzw. miteinander zu kommunizieren.
   -> Bitte geben Sie nur solche Meldungen und Beschwerden an, von denen sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen, weil dies u.U. eine Strafbarkeit für den Hinweisgeber begründen kann. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.
2. Die interne Meldestelle bestätigt direkt nach Erhalt den Eingang des Hinweises (ausgenommen anonyme Informationen).
3. Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung. Diese umfasst die Informationen über geplante, sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe (ausgenommen anonyme Informationen).
4. Rückmeldung nur, insoweit sie die internen Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berühren und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigen

Vertraulichkeit und Datenschutz

Alle Informationen werden vertraulich behandelt und unterliegen dem Datenschutz. Die beauftragte Person für eingehende Informationen ist sich dessen bewusst und bearbeitet und behandelt diese in vollem Umfang nach dem Datenschutzgesetz. -> Datenschutzerklärung

Vertraulichkeitsgebot

Die Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:

• Hinweisgebende Person
• Personen, die Gegenstand der Meldung sind
• sonstige in der Meldung genannten Personen

Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Verarbeitung personenbezogener Daten

• Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (= Rechtsgrundlage)
• Dies gilt auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen

Dokumentation der Meldungen

• Die für die Entgegennahme von Meldungen zuständige Personen haben alle eingehenden Meldungen in dauerhafter abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren.
• Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen.
• Liegt die Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine zuständige Person mit Hilfe einer inhaltlichen Zusammenfassung (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
• Die Dokumentation ist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
• Ausnahme: Längere Aufbewahrung, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist

Folgemaßnahmen der internen Meldestelle

• Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.
• Die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen.
• Das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen