Hinweisgeberschutz
Verfahren und Hinweise der secura protect Unternehmensgruppe zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist ein deutsches Gesetz, das Whistleblower vor Repressalien schützen soll. Whistleblower sind Personen, die auf Missstände im öffentlichen oder privaten Sektor hinweisen. Das HinSchG wurde am 17. Dezember 2021 verabschiedet und ist am 1. Juli 2022 in Kraft getreten.
Die Ziele des HinSchG sind:
- Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit oder während ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die vorgesehenen Stellen (intern/extern) melden oder offenlegen wollen.
- Schutz von Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
- Das HinSchG kann dazu beitragen, Korruption und andere Straftaten zu verhindern und die Rechtssicherheit für Unternehmen und Behörden zu erhöhen
Das HinSchG schützt Hinweise auf folgende Missstände:
- Strafbewehrte Verstöße
- Bußgeldbewehrte Verstöße (z.B. bei Vorschriften, die den Schutz von Leib und Leben, der Gesundheit, der Rechte von Beschäftigten oder deren Vertretungsorgane regeln).
- Sonstige Verstöße gegen Bundes- und Landesrecht sowie gegen unmittelbar geltendes EU-Recht.
- Verstöße gegen ethische oder berufliche Regeln
Hinweise an interne und externe Meldestellen
Generell besteht die Möglichkeit, eine interne oder externe Stelle zu Informieren. In der Regel sollte die interne Stelle bevorzugt werden, da ein einfacherer Ablauf und eine schnellere Bearbeitung gewährleistet sein können.
Interne Meldestelle
Die interne Meldestelle kann folgendermaßen informiert werden:
• per E-Mail an VorschlagundBeschwerde@secura-protect.de
• per Telefon (mündlich, per SMS), die Nummer lautet: +49 (0) 151 27711354
• per Post -vertraulich- an secura-protect GmbH, „Vorschlag und Beschwerde“, Industriestraße 7, 63505 Langenselbold
Externe Meldestellen
Die externen Meldestellen können wie folgt informiert werden nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (auch wenn festgestellt wird, dass dem internen Verstoß nicht abgeholfen wurde.)
• Bundesamt für Justiz, § 19 HinSchG https://formulare.bfj.bund.de/ffw/authenticate.do
• Externe Meldestellen der Länder, § 20 HinSchG: noch keine vorhanden
• Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, § 21 HinSchG Verweis auf Bundesamt für Justiz (erste Pos.)
• Bundeskartellamt, § 22 https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=9okdios845&c=-1&language=ger
Verfahren bei internen Meldungen
- Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, mündlich, in Textform (ohne eigene Unterschrift), schriftlich und anonym zu informieren. Bei einer anonymen Information besteht allerdings nicht die Möglichkeit, über den weiteren Sachstand zu berichten, bzw. miteinander zu kommunizieren.
-> Bitte geben Sie nur solche Meldungen und Beschwerden an, von denen sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen, weil dies u.U. eine Strafbarkeit für den Hinweisgeber begründen kann. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen. - Die interne Meldestelle bestätigt direkt nach Erhalt den Eingang des Hinweises (ausgenommen anonyme Informationen).
- Die interne Meldestelle gibt der hinweisgebenden Person innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs eine Rückmeldung. Diese umfasst die Informationen über geplante, sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe (ausgenommen anonyme Informationen).
- Rückmeldung nur, insoweit sie die internen Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berühren und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigen
Vertraulichkeit und Datenschutz
Alle Informationen werden vertraulich behandelt und unterliegen dem Datenschutz. Die beauftragte Person für eingehende Informationen ist sich dessen bewusst und bearbeitet und behandelt diese in vollem Umfang nach dem Datenschutzgesetz. -> Datenschutzerklärung
Vertraulichkeitsgebot
Die Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
• Hinweisgebende Person
• Personen, die Gegenstand der Meldung sind
• sonstige in der Meldung genannten Personen
Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.
Verarbeitung personenbezogener Daten
• Die Meldestellen sind befugt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist (= Rechtsgrundlage)
• Dies gilt auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten. In diesem Fall hat die Meldestelle spezifische und angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen
Dokumentation der Meldungen
• Die für die Entgegennahme von Meldungen zuständige Personen haben alle eingehenden Meldungen in dauerhafter abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren.
• Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen.
• Liegt die Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine zuständige Person mit Hilfe einer inhaltlichen Zusammenfassung (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
• Die Dokumentation ist 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.
• Ausnahme: Längere Aufbewahrung, wenn dies gesetzlich vorgesehen ist, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist
Folgemaßnahmen der internen Meldestelle
• Interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren.
• Die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen.
• Das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen
Für weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz bitten wir sie, den folgenden Link zu benutzen: